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档案管理服务工作流程

一、服务对象

用人单位、失业人员及灵活就业人员

二、工作依据

《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国公务员法》、《党政领导干部选拔任用工作条例》、《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》(此规定第一章第四条中明确规定:流动人员人事档案材料收集归档工作参照本规定执行)。

三、工作流程

(一)劳动人事档案转移操作规程

1、企业职工人事档案转移

程序A:

1)转出人员转出前由原劳动人事关系所在地为其办理失业登记,然后持《就业创业证》(无《就业创业证》的要先在原劳动人事关系所属的就业服务机构办理《就业创业证》),到转入单位所在的就业服务机构在《就业创业证》上进行就业登记,或开具相关就业登记的证明材料。并由转入单位开具“接收函”。

    2)转出人员凭《就业创业证》及《解除或终止劳动合同备案书》、“接收函”提取档案。

程序B:

1)企业间转移人事档案的劳动者,填写《企业职工(干部、工人)流动审批表》一式四份。首先到转出单位及其辖区人力资源和社会保障部门盖章,然后到转入单位及其辖区人力资源和社会保障部门盖章并签注日期,劳动者持《《企业职工(干部、工人)流动审批表》提取档案。

2)转出档案时要核对档案人的姓名、性别、出生年月等情况;审查户口、计生关系、党组织关系,是否已转走,未转出者,需先把户口、计生关系、党组织关系转出。

3)做好转出人员的手工台帐及电子台帐工作。经办人员办完手续后,要在《转出登记册》上进行登记,形成台帐,负责人事档案转移的部门的负责人在《转出登记册》上签字确认。

4)管委会编外聘用人员及村支书人事档案转移手续参照企业职工流动程序。

2、失业职工人事档案转移

1)区外本市内流动的劳动者,其本人或用人单位可上网下载或持接收函到高新区行政审批大厅劳动人事局窗口领取《失业职工异地转移审批表》,填写并加盖好转出、转入地劳动保障部门公章后,持《失业职工异地转移审批表》到原工作单位所在地的劳动就业服务机构提取档案。

2)区内就业的劳动者及到本市外本省外就业的劳动者,持接收单位所在劳动人事部门开具的接收函提取档案。

3、未落实就业单位的应届毕业生人事档案转移

1)未落实就业单位的应届毕业生户口为高新区的,档案由高新区人才交流中心管理,两年后自动转为劳动人事代理中心管理。

2)大中专毕业生转出档案时,持本人报到证先到劳动人事主管部门办理改派手续,然后持报到证原件及复印件到档案管理科提取档案。

4、劳动代理人员档案转移

1)代理人员进入企业的,凭《档案托管人员进入企业单位接收证明》加盖档案托管机构与所入企业公章后提取档案。

2)代理人员进入其他档案托管机构的,持所入托管机构接收函提取档案。

经办人员办完手续后,在《转出登记册》上进行登记,形成台帐,负责人事档案转移的部门的负责人在《转出登记册》上签字确认。

(二)档案管理操作规程

1、档案转入交接

1)对接收的人事档案按来源分为由有关人员直接交付的档案和由机要或邮递等间接渠道交付的档案。

2)间接交付的档案,做好收到记录登记,暂时封存,待本人或其用人单位需办理时,再当面开始验收档案。对间接交付前已经开封的档案,应由间接交付人签字证明。

3)直接交付的档案,现场开启进行验收,对照档案目录一一核对,并由交付人签字认可。人事档案资料中应当或必须有的资料,需特别注意作好记录。

4)应当留存的档案资料包括:①企业人事档案中如果是招工(招用)的必须有招工(招用)表。②区外调动的,需有调动表及调动前的所有人事档案。③大中专毕业生分配到企业的档案中需有报到证副本及学籍、学历证明材料。④失业人员的档案资料中应当有解除劳动合同报告书、失业登记表,保险手册。⑤派回原籍的大中专毕业生的档案中应当有报到证副本及学历证明材料。

5)不应存留的资料一律不留存。档案清点无误后,由验收人和交付人办理交接手续,记录内容包括档案内材料名称,交接时间、地点、交接人签名等事项。

2、档案保管

1)对接收的档案,先进行微机存档管理工作,录入内容包括姓名、身份证号码、工作单位、接收时间、缴费情况及转出时间、转入地等事项,微机中的记录号与档案序号一致,便于查找。

2)微机录入后,对每一份档案按照其所在工作单位进行手工台帐登记,登记内容为姓名、档案号、接收时间、缴费情况及转出时间、转入地等。

3)手工登记后,严格按照人事档案材料的分类及说明的要求,对档案中所包括的各项材料按类、号、页的顺序做好目录,并按目录顺序进行整理,然后做好验收登记,最后装订成册归档。

(三)档案验收操作规程

1、对接收的档案按来源分类,分为由有关人员直接交付的档案和由邮递等间接渠道交付的档案。

2、对间接交付的档案,做好收到记录登记,暂时封存,待档案人的用人单位或本人需办理劳动人事关系代理事项时,再当面开始验收档案。对间接交付前已经开封的档案,应由间接交付人签字证明。

3、对直接交付的档案,现场开启进行验收,对照档案目录一一核对,发现与目录不符的,要查出并记录;没有档案目录的,据实进行清查,作为档案资料应当或必须存档资料的要查出来并做好记录。对查出缺少的资料,向交付人询查情况,交付人认可不要求追查的就进入下一步交接;交付人认为要追查缺失资料的,办理退回手续或是暂存手续,待补齐资料后再进行下一步工作。

4、人事档案资料中应当或必须有的资料,需特别注意。例如统招统配的大中专毕业生的就业通知书副本、毕业生登记表,正规的学籍卡,以及统招考试录取的资料;用人单位招用的人员的招用登记表,特别是93年以前参加工作的“固定工”,和96年在事业单位参加工作的人员,涉及养老保险视同交费年限问题,必须有原始招用手续记录。发现缺少类似重要资料的,必须告知其本人,及时采取措施。

5、不应存留的资料一律不留存,如就业通知书正本、毕业证、身份证、职业资格证等材料。因落户籍和社会保险需使用的资料,办理完毕退回本人。使用和退回应有交接记录。

6、档案清点无误后,由验收人和交付人办理交接手续,记录内容包括档案内材料名称,交接时间、地点、交接人签名等事项。

7、整理档案资料。收交档案室,或者进入代理服务程序等其它工作程序。




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